O que é BPO? Conheça o modelo de serviço que tem conquistado empresas de tecnologia

O modelo de BPO tem conquistado cada vez mais espaço no mundo corporativo. Segundo uma pesquisa realizada pela Grand View Research, o mercado de BPO alcançou o valor de US$ 237 bilhões, em 2020 – e a projeção para 2023 era ainda maior. Neste conteúdo, vamos mostrar o que é BPO, quais são suas características, particularidades e vantagens. 

O que é BPO

BPO é a sigla utilizada para fazer referência ao modelo de Business Process Outsourcing, que, em tradução livre para a língua portuguesa, significa “Terceirização de Processos de Negócios”. Nesse tipo de terceirização, uma empresa contrata uma outra empresa para administrar algumas de suas funções. 

De maneira geral, o BPO é aplicado às atividades-meio de um negócio, através da alocação de funcionários de uma empresa para outra ou, mais comumente, pela delegação de tarefas. 

Esse auxílio profissional oferecido no BPO permite que um setor ou uma empresa foque em suas estratégias e sua atividade principal, enquanto outros processos secundários ficam à cargo de outras instituições.   

As diferenças entre BPO, terceirização e consultoria  

Apesar de haver semelhanças entre BPO, terceirização e consultoria, os termos não são sinônimos. A terceirização, a grosso modo, é uma maneira de redistribuição de trabalho em uma área específica, como a financeira ou a de Recursos Humanos (RH). 

Nessa modalidade, o serviço que seria feito por aqueles funcionários do setor passam a ser transferidos para uma instituição externa à companhia, que realiza as ações de forma terceirizada. 

Enquanto isso, no modelo de Business Process Outsourcing, são usadas tecnologias que ajudam a otimizar as atividades dos próprios funcionários, aumentando sua produtividade, sem a necessidade de delegar essas funções para outras pessoas. 

Esses aperfeiçoamentos feitos pelo BPO são diferentes dos que são apresentados pelas empresas de consultoria. A consultoria atua mais na parte teórica, oferecendo aconselhamentos e apontamentos, mas sem envolver as questões mais práticas para a execução, como no BPO. 

Para a implementação do BPO, é preciso que seja feita uma avaliação completa dos processos, dos serviços e dos recursos tecnológicos e da empresa interessada, e não apenas um estudo setorizado.  

Quem pode contratar o serviço

O Business Process Outsourcing pode ser uma excelente solução para diferentes setores de uma empresa. É importante reforçar que o BPO só pode ser executado em atividades secundárias, pois sua prática relacionada ao core business da empresa é proibida por lei. As principais áreas contempladas pelo BPO são: 

Administração e Recursos Humanos

Na parte administrativa e de RH, o BPO ajuda a diminuir o volume de papéis, tornando os documentos acessíveis digitalmente e desenvolvendo padrões mais eficientes de organização dos arquivos. O BPO pode atuar no mapeamento de carreira, na segurança do trabalho ou na parte de recrutamento e seleção.   

Comercial e vendas

A boa gestão de uma empresa requer foco na parte operacional. Dependendo da estrutura do negócio, quando se tem uma equipe mais enxuta, o time de vendas acaba tendo que participar dessas operações, dificultando o processo de descoberta de novas oportunidades de negócio. Com o BPO comercial, é possível explorar diferentes perspectivas e fechar bons negócios. 

Contabilidade

Quando aplicado à área contábil, o BPO recebe o nome de BPO financeiro. Ele envolve não só questões relacionadas às normas tributárias e fiscais, como também os processos de ponto eletrônico, folha de pagamento, concessão de benefícios, movimentações bancárias e notas de entrada e de saída. 

Jurídico e compliance

Nem todas as empresas conseguem, internamente, montar uma equipe jurídica. Com a implementação do BPO, a corporação garante a conformidade com as leis trabalhistas e com legislações específicas, como a LGPD. Além disso, o BPO também facilita as auditorias internas, através dos padrões de organização. 

Tecnologia da Informação

A presença de profissionais de Tecnologia da Informação (TI) é essencial em praticamente todas as empresas. Com o objetivo de garantir a eficiência dos servidores, é necessário ter uma equipe técnica altamente qualificada, como a disponibilizada pelo BPO. O modelo é capaz de assegurar a segurança das informações, a continuidade da operação e a redução de falhas. 

Business Intelligence

No mercado atual, muitas empresas têm investido em Business Intelligence, que ainda é um grande diferencial competitivo. Entretanto, nem todas têm os materiais ou o conhecimento suficiente para fazer a coleta, o tratamento e a análise dos dados de forma adequada. Nesse quesito, o PBO consegue maximizar o aproveitamento dessas informações, direcionando melhor as estratégias.  

Logística

O atraso em uma entrega, seja ela de insumos ou do próprio produto para o cliente, pode ocasionar problemas na produção e na confiabilidade do seu negócio. Um BPO na área de transporte, especialmente no caso dos e-commerces, garante o cumprimento dos prazos e o acesso a serviços complementares. 

O Grupo PLL, um dos maiores BPO mobile da América Latina, oferece, por exemplo, tecnologia de ponta para fazer a geração automática de códigos de rastreamento e a possibilidade de geração de códigos conforme o padrão dos operadores logísticos. 

Todas essas áreas que acabamos de citar também são muito visadas pelas empresas terceirizadas, e o principal diferencial do serviço de BPO é que ele atua na otimização da prática, e não apenas na subdivisão de tarefas. 

As vantagens da implementação do BPO

Ao delegar atividades secundárias e burocráticas a sistemas de automação de tarefas, o método BPO abre caminho para que as empresas experimentem uma série de benefícios, como:  

• Otimização de tempo e aumento da produtividade: a contratação de BPO para atividades secundárias reduz as rotinas burocráticas internas, permitindo que os funcionários possam dedicar tempo e esforço às tarefas de core business;
• Redução de custos: o investimento na tecnologia e na capacitação dos funcionários fica a cargo da empresa de BPO. Além disso, os encargos trabalhistas e demais despesas relacionadas a um funcionário extra são reduzidos ou eliminados; 
• Foco nas atividades da empresa: ao voltar a energia produtiva para a atividade-fim, a empresa desenvolve sua visão estratégica do mercado, melhorando a qualidade dos processos e dos serviços;  
• Acesso a serviços especializados: com uma equipe técnica profissional, o negócio conta com prestadores de serviços qualificados e atualizados, que irão registrar e melhorar o desempenho das tarefas.  

Para que a aplicação do método seja efetiva, é fundamental entender o que é BPO e os cuidados necessários para sua execução, como a definição dos tipos de serviços que serão prestados e de como será feito o monitoramento dos resultados. Para ficar por dentro de outros assuntos relacionados à tecnologia, acesse o blog da Trocafone.